Ironicamente, la gestione del tempo è un problema che riguarda tutti ma che nessuno ha il tempo di affrontare. Vale però la pena dedicare un po’ di attenzione ad analizzare come consumiamo il nostro tempo e se sia possibile organizzarci meglio. Gestire il tempo lavorativo in modo più efficiente è possibile, ma il problema deve essere affrontato attivamente.
Non c’è dubbio che il tempo passi. E più tempo passa senza organizzarci meglio, più perdiamo, e con esso, energie e opportunità. Ecco perché è fondamentale analizzare la nostra giornata lavorativa per capire se è necessario apportare eventuali modifiche .
21 consigli per gestire il tempo al lavoro ed essere più efficienti
La gestione del tempo è una questione complessa che spazia dall’aumento della produttività al equilibrio tra lavoro e vita familiare . L’obiettivo è evitare il burnout, creare buone abitudini e fissare obiettivi a lungo termine. Pianificare e stabilire le priorità è il segreto per riprendere il controllo del nostro tempo e delle nostre vite, indipendentemente dalla nostra occupazione. . Jory MacKay offre 21 strategie per una migliore gestione del tempo.
Capire dove finisce il nostro tempo
Gestire il tempo non significa farsi prendere dall'ansia o dalla paura di perderlo. Si tratta piuttosto di comprendere i vantaggi di un utilizzo più saggio, come spiega MacKay. Da qui nasce il primo gruppo di strategie e consigli:
1. Comprendi che la gestione del tempo è una questione importante. Come dicevamo, non si tratta di avere paura di perdere tempo ma di comprendere i benefici di una corretta gestione.
2. Sii realista: quanto lavoro puoi effettivamente svolgere in un giorno? Potremmo pensare al tempo semplicemente come ad una risorsa di cui abbiamo bisogno in maggiore quantità, ma avere più tempo non significa necessariamente essere più produttivi. Il modo migliore per gestirlo è pianificare su cosa lavorerai e quando.
3. Scopri dove si verifica la perdita di tempo. Quanto più comprendi il flusso della giornata lavorativa, tanto più i tuoi sforzi avranno un impatto sulla gestione complessiva.
4. Stabilisci obiettivi giornalieri e adotta sistemi di monitoraggio che ti aiutino a capire come stai utilizzando il tuo tempo. Una volta che hai una visione d’insieme puoi iniziare a cambiare la tua giornata.
5. Crea una routine mattutina motivante. Una buona routine al risveglio ci prepara ad una giornata lavorativa produttiva: è una spinta positiva che ci accompagna fino a sera.
6. Rinunciare al multitasking . La ricerca lo conferma: è impossibile per un essere umano concentrarsi su più di un compito alla volta. Se ti accorgi di perdere la concentrazione, fermati e scrivi i tuoi pensieri prima di tornare al compito principale.
Dai priorità alla parte più importante del lavoro e delega il resto
Una volta capito dove va a finire il nostro tempo, dobbiamo decidere a cosa dedicarlo (e cosa no). Per questo motivo MacKay ci consiglia di:
7. Identificare il lavoro urgente. Capire cosa richiede attenzione immediata e cosa non è importante o urgente ci aiuta a impostare un calendario ponderato.
8. Una volta stabilite le tue priorità, sii categorico . Scegli i tuoi obiettivi principali e concentrati su di essi.
9. Utilizza la regola del 30X per delegare alcune attività . È la regola di Rory Vaden: impiegare 30 volte il tempo necessario per completare un compito per insegnare a qualcun altro a farlo. Prenderci il tempo per insegnare ad un'altra persona e poi delegare ci farà risparmiare 1100 minuti all'anno . O come dice Vaden, un aumento del 733% del ROTI (Return on Time Invested).
10. Recupera la parola no dal tuo vocabolario . Secondo un articolo pubblicato dall'Università di Chicago, dire non lo faccio invece di non posso farlo ci permette di liberarci molto più facilmente da impegni indesiderati.
Stabilire un programma giornaliero funzionale
Una volta terminati i primi
11. Stabilisci orari, non scadenze . Mackay qui prende in prestito il consiglio di Giacomo Chiaro . Invece di rincorrere una scadenza (e poi sentirti frustrato se alla fine non riesci a rispettare i tempi), stabilisci un obiettivo significativo e definisci una tabella di marcia.
12. Pianifica in base al tempo e non alle attività . Suddividi le attività impegnative in sessioni di durata quantificabile. Organizzando la giornata in frazioni di tempo invece che in compiti, possiamo iniziare a gestire il nostro programma in base a una data (o impegno) nota.
Un calendario è qualcosa di finito. Un giorno contiene solo un certo numero di ore. Questo fatto diventa chiaro nel momento in cui proviamo a inserire un numero irrealistico di cose in uno spazio finito.
-Peter Bregman-
13. Pianificare pause e periodi di riposo. Abbiamo bisogno di tempo per riposarci e dobbiamo accettare che ci saranno delle interruzioni. Non tenerne conto significa lavorare in modo caotico. Gli imprevisti esistono e il nostro corpo ci avvisa quando è il momento di fare una pausa. Se non lasciamo un margine potremmo vedere improvvisamente crollare i nostri piani.
14. Separare l'ora del maker dall'ora del manager . È facile riempire il tempo con attività di routine e non lasciare abbastanza spazio per un lavoro significativo. Una cosa è Fare un altro lo è maneggio .
15. Attività in batch durante la settimana. Raggruppa insieme attività simili e sfrutta lo slancio che deriva dall'avvio di un lavoro. Applicare la prima legge del movimento di Newton alla produttività: un oggetto in movimento continua il suo movimento.
Usa lo spazio per gestire il tempo al lavoro in modo più motivante
Calendario e pianificazione non sono gli unici strumenti di gestione del tempo di cui disponiamo. Mackay suggerisce alcune strategie da utilizzare in ufficio che possono influenzare il modo in cui lavoriamo.
16. Prova il metodo Popcorn per sbloccare il tempo. Cambiare la posizione del tuo posto di lavoro durante il giorno può essere un buon modo per mantenere la motivazione e la produttività. Questa è la tecnica proposta da Joel Runyon e funziona così:
- Annota tutti i tuoi impegni lavorativi della giornata su un pezzo di carta.
- Dividere questa lista in tre parti o lotti uguali (vedi punto 15).
- Scegli tre diverse stazioni per ogni lotto di lavoro.
17. Lavora seguendo il ritmo energetico del tuo corpo. Organizza il tuo lavoro nel modo più funzionale per te. Non pensare solo in termini di gestione del tempo ma anche di energia .
Proteggi il tuo tempo
Non mancheranno mai le situazioni che cercheranno di occupare il tuo tempo. Il tempo va tutelato per evitare di utilizzarlo in maniera scorretta. Mackay offre il seguente consiglio.
18. Usa la pigrizia strategica per lavorare sulle cose giuste . Il concetto di pigrizia strategica implica dare priorità ai lavori e ai compiti importanti e concedersi un po’ di pigrizia per quelli meno importanti.
Niente è meno produttivo che fare in modo efficiente ciò che non dovrebbe essere fatto affatto.
-Peter Drucker-
19. Difendi automaticamente il tuo tempo non negoziabile. È importante assicurarsi che il lavoro che richiede concentrazione continui senza problemi e interruzioni. A tal fine, è essenziale evitare distrazioni. Esistono strumenti che ti consentono di comunicare automaticamente con gli altri quando non sei disponibile. In alternativa, trova un modo per comunicare che sei concentrato e non vuoi essere disturbato.
20. Usa il Metodo Ivy Lee per concludere bene la giornata. Ivy Lee consiglia una semplice routine quotidiana in cinque passaggi per la massima produttività.
- Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivi le sei cose più importanti che dovrai affrontare il giorno successivo. Non scrivere più di sei compiti.
- Disporre questi sei elementi in ordine di importanza.
- Il giorno successivo concentrati sul tuo primo lavoro. Completa questo prima di passare al secondo.
- Procedere allo stesso modo con il resto dell'elenco. Alla fine della giornata, sposta le attività non completate nell'elenco per il giorno successivo.
- Ripeti questo processo ogni giorno lavorativo.
21. Non dimenticare i benefici del tempo libero. Gestire il tempo non significa solo lavorare. Per trovare un equilibrio nella nostra vita lavorativa che ci mantenga sani e felici dobbiamo ricordare il tempo dedicato al riposo, allo svago e socializzazione .
Gestire meglio il tempo al lavoro: una sfida possibile
Gestire il tempo al lavoro ed essere più produttivi è una sfida alla portata di tutti . Dobbiamo però fermarci e pensare a cosa facciamo, come lo facciamo e cosa vogliamo veramente ottenere. Fare non significa necessariamente lavorare o completare.
Dedica quindi il tempo necessario a studiare la tua routine e a riprogrammare le tue attività. Con queste indicazioni sarà più semplice organizzare la vostra giornata di lavoro o di studio ed ottenere risultati migliori.
